חשיבותה של קופה רושמת איכותית בעסק

כל עסק המגלגל מזומנים רבים חייב לרשום את ההכנסות שלו בצורה שוטפת. החוק במדינת ישראל, כמו בכל מדינה אחרת כמעט, איננו מתייחס בסלחנות למי שלא רשם הכנסות כנדרש, גם אם הדבר נובע מחוסר ניסיון, חוסר הבנה או חוסר זמן. הקנסות והעונשים במקרה כזה עלולים להיות משמעותיים. האמצעי שיכול לסייע יותר מכל למנוע בעיות אפשריות הוא פשוט – קופה רושמת.

מה בין קופה רושמת לחשבונית

יש המפקפקים בתועלת שברישום כל הכנסה ומצדדים ברישום באמצעות חשבוניות. ואולם הדבר יוצר בעיה קלה, כיון שחשבונית חייבת להירשם לפקודת אדם או עסק ספציפיים. כאשר העסקאות הן קטנות והלקוחות מזדמנים, הופך כל עניין החשבוניות לבעייתי. לקוח שמבקש חשבונית/קבלה במפגיע, עם זאת, חייב לקבל אותה.

קופה כאמור לעיל מסייעת ברישום כל ההכנסות, כך שיתאפשר לעקוב ביתר קלות אחרי תזרים המזומנים של העסק, לעמוד על סכומי ההכנסה השוטפים מול ההוצאות ולהגיע בקלות לחישוב הרווח הגולמי.

סוגי קופות שונים

ההתפתחויות הטכנולוגיות לא פסחו גם על תחום רישום ההכנסות השואפות. כיום ניתן למצוא קופה רושמת במספר רמות, החל מקופה פשוטה המקבלת מזומנים בלבד ועד מכשיר המחובר למחשב ולקורא ברקוד ומסוגל לקרוא ברקוד של מוצר ולהעביר אותו ישירות לקופה. כך הופך תהליך ההקלדה ברובו לאוטומטי ומקטין את טווח הטעויות האפשריות.

מכשירים רבים מסוגלים לטפל גם בכרטיסי אשראי און ליין. המשמעות היא כי כרטיס אשראי לא תקף, בעייתי או חסום לא יוכל לעבור במכשיר. כך ניתן לחסום במהירות כרטיסים גנובים או בעייתיים ולא לתת לגנב את האפשרות להשתמש בהם.

חשיבותם של נתונים מצטברים

רבות דובר ועוד ידובר בחשיבות הגדולה של אגירת נתונים וניתוח נכון שלהם. קופה רושמת המסוגלת להעביר את הנתונים למחשב מגבירה את היכולת שלו לעקוב אחרי המתרחש גם באמצעות ניתוח הנתונים. המדובר, כמובן, בעסק שיש בו יותר מקופה אחת אבל הדברים נכונים גם בכל האמור לעסקים קטנים.

ניתוח נכון של הנתונים יעלה על שינויי הכנסה חריגים כבר בתוך זמן קצר, כאשר צניחה דרמטית בהכנסות עלולה להעיד על מעילה של הקופאית מחד או מאידך על חוסר יעילות שלה. וזה רק חלק זעיר ממה שניתן להפיק מרישום מסודר של כל ההכנסות בעסק.